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2015年7月24日 星期五

【小說商學院】時間四象限法-工作管理

「小說商學院」是我自認本部落格「含金量」最高的文類,商學不只能規劃寫作事業,對於人生許多事也能互通道理,例如本篇要講的──工作管理
就讓我們看看當「寫作事業」遇上「工作管理」會產生什麼火花!
【工作的四象限】
美國管理大師史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)提出一個「時間四象限法」幫助我們管理工作事務。
所有工作事務(其實人生所有事都可以)都可以區分為「急迫」與「重要」。
急迫:必須立即處理。
重要:能產生較大的價值回饋。
兩者可以交集出四個象限(如上圖)。這四象限事務的特性是:
第一象限「要事」:本類多為未雨綢繆、防範未然,但在閒暇時人們卻往往執行第四象限的事,將本象限事務不斷推遲。
第二象限「急事」:多數人都忙於此,重要且急、不能不做。
第三象限「煩事」:往往受迫於他人壓力必須立刻執行,但對自己卻沒有幫助。
第四象限「閒事」:在忙碌之後,人們總喜歡將時間花費在此,作為放鬆與抒發。
這四象限正確的處理順序應該是:
二(急事)>三(煩事)>一(要事)>四(閒事)
且必須設法降低或不做「煩事」與「閒事」,並盡力將「急事」變成「要事」,避免急迫
但大多人的處理順序常是:
二(急事)>三(煩事)>四(閒事)>一(要事)
一旦忙完「急煩事」後,便會將時間花在「閒事」,極少執行「要事」來改善作業,讓自己不斷陷入急忙與疲累的循環
【四象限法分析工作】
現在我用「時間四象限法」具體分類並說明給你看,但在事務分類之前,有一項「最重要的事」要先做,那就是「制定目標」。
你若沒有目標,你如何判定事務對你是否重要?
「重要的事」就是對你的目標產生高價值的事。
現在我先訂下目標:成為一個小說家
接著我就可以依各事務對於此目標的幫助,區分重要與否、急與不急。
【第四象限:不重要&不急迫】
「閒事」-能不處理就不處理
a.        參考價值較低的娛樂(小說、影視、動漫、綜藝等)
b.        創作沒有市場的作品
c.         沒有具體行動的空想
d.        空等比賽或投稿結果
創作無市場的作品與休閒娛樂對事業幫助極小,空等與空想更是浪費時間,理應不該從事。
【第三現象:不重要&急迫】
「煩事」-盡量減少、集中處理
a.        回覆網友留言、來信
b.        無意義的邀約聚會
c.         可有可無的比賽或投稿
休閒聚會與小比賽如無法刪去,也該降低頻率。而大量且隨時冒出的網友提問則該集中時間回覆,避免中斷工作,降低效率。
【第二象限:重要&急迫】
「急事」-第一優先處理
a.        網路地作品定時產出
網路經營初期需要靠密集穩定的發文聚集人氣,待自我品牌確立,才能降低發文頻率仍能保持人氣。人氣如利息會持續滾增,應及早經營。
b.        天外飛來與貴人接觸合作的機會
平時有做好人際關係,便能增加接觸機會。
c.         有截止日期的重要比賽或投稿
保持寫作習慣,積有庫存,便不怕趕不上截止日。
d.        危機發生/機會降臨的應對
當一個新議題、事件產生,你有沒有立即寫文反應的能力?這便要靠平時累積的觀察、思考能力。
e.        執行排程上的計畫
列出此項,是因大多人都有拖延症,應強迫自己不管如何都該乖乖按表操課,每天穩定執行,才能逐步達成第一象限的「要事」。
以上事務雖然重要,卻應該要盡量思考如何減少,或者往第一象限移動,讓自己能脫離急忙的狀態。
【第一象限:重要&不急迫】
「要事」-做好規劃、穩健處理
a.        閱讀經典故事
b.        建立人際關係
c.         學習提升自我
d.        寫出好作品
e.        目標的檢討與修正
f.          思考未來的規劃
g.        建立自我品牌
以上都是需花時間慢慢執行累積的事,但長遠來看對達成目標有益,你也會發現其中許多事項正是解決「急事」的根本解,你該在此花最多心力,將「急事」變緩變少
【總結】
以上便是我用「時間四象限法」對自己的「寫作目標」進行工作分類,並將各象限事務進行簡單的因應,因應要領便是之前說的:
1.        降低或不做「煩事」與「閒事」。
2.        將「急事」變成不急的「要事」,防範未然。
3.        集中精力處理「要事」,由此減少其他三類事務(理想狀態)。
我一直有個處世觀念:
時間才是一個人最大的資產。
管理好工作,就是節省了時間。你該學著善用你的時間,將它最恰當地分配。我們都知道「時間就是金錢」,但你若不善用,它就不值錢
希望本文不只啟發你的寫作事業,對你的人生也能有莫大的幫助!快來試試「象限分類」吧!小說商學院,我們下次見。
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